Term of Reference (TOR)

Term of Reference (TOR) adalah gambaran tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah proyek (kegiatan) atau kepanitiaan yang telah disepakati untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Definisi di atas mungkin terlalu umum dan sulit dipahami. Penjelasan secara sederhana, jika kita mengadakan sebuah kegiatan, tentunya ada alasan (motif) kenapa kita melakukanya, batasan sejauh apa kita mau melakukannya dan untuk apa kita melakukannya. Itulah yang dituangkan dalam TOR. Dalam artikel ini, yang akan saya perkenalkan (atau buat mengingatkan bagi yang sudah tahu) adalah TOR ketika kita meminta seseorang menjadi narasumber untuk mengisi materi.

Kebiasaan Buruk

Seringkali (bahkan setiap kali) saya menerima permintaan tolong untuk mengisi materi dalam pelatihan, saya bertanya-tanya materi seperti apa yang diinginkan? Jawabannya selalu sama, “Pokoknya tentang ini, Mas. Yag penting bagus dan menarik.”

Saat saya bertanya lebih spesifik tentang materi yang diminta, biasanya panitia yang bersangkutan malah bingung. Bahkan mereka kadang heran, karena saya bertanya pesertanya berapa, materi sebelum dan sesudahnya apa, pesertanya pernah mendapat materi apa saja? Padahal, sangat penting bagi seseorang yang akan bicara di depan publik, mengetahui batasan dari materi yang akan disampaikan. Bagaimana audience (pendengar) yang akan dihadapi, baik jumlahnya, kondisi fisiknya (udah capek, bosen atau masih segar), tingkat kecerdasan dan perhatiannya, dan sebagainya.

Itulah sedikit kebiasaan buruk yang saya temukan. Ambil mudahnya saja, tidak penting pembicara nanti mengisi materi apa, yang penting pesertanya tertarik dan banyak tertawa.

TOR untuk Narasumber

Dalam hal ini, TOR berarti dokumen yag menunjukkan batasan materi yag perlu disampaikan oleh narasumber (pembicara) dan bagaimana kondisi audience (pendengar) saat materi itu diberikan. Maka, ada beberapa poin pokok yang perlu dimasukkan dalam TOR untuk tujuan ini.

• Judul materi. Hukumnya wajib dan mutlak (mutlaq pake Q kalao perlu). Sering ditemui permintaan tolong mengisi materi, judulnya “tentang KEPRAMUKAAN”. Padahal materi berhubungan dengan kepramukaan ada banyak. maka, jika kamu menjadi panitia sebuah pelatihan, pastikan setiap materi memiliki judul yang spesifik.
• Tujuan. Sampaikan juga, alasan kenapa materi ini perlu disampaikan. Bila perlu buat dalam kategori tujuan umum dan tujuan khusus.
• Waktu dan jadwal. Penting sekali untuk pemateri memperkirakan bagaimana kondisi peserta saat menerima materi.Masih segar kah atau sudah capek dan kebosanan. Bila perlu, sampaikan jadwal dan materi-materi apa saja yang sudah diberikan dan akan diberikan.
• Resume. Logikanya, jika kamu memilih sebuah judul materi untuk disampaikan pada peserta, kamu sudah tahu gambaran isi materi yang akan disampaikan. Tidak masalah jika gambaran itu nanti berbeda dengan yang ada dalam pemikiran pemateri. Setidaknya, jika sudah ada garis besar isi materi, pemateri lebih mudah mempersiapkan diri.
• Kondisi peserta. Berikan juga gambaran kondisi peserta yang perlu diketahui sebelumnya oleh pemateri.
• Metode. Bagaimana hendaknya materi akan disampaikan. Apakah menghendaki ada waktu untuk tanya jawab, praktek atau penugasan?
• Keterangan tambahan lainnya yang perlu disampaikan.

Poin-poin di atas hanya salah satu alternatif yang sering saya masukkan jika saya membuat TOR untuk narasumber.

Bagi yang belum terbiasa dengan istilah TOR ini, biasakanlah. Karena akan sangat berpengaruh terhadap efektifitas pelatihan yang kamu selenggarakan. Meskipun kamu sekedar menyelenggarakan kegiatan rutin yang (menurut kamu) sudah jelas arahnya. Pembicara yang tidak terbiasa menerima TOR mungkin akan beranggapan “Ah, kenapa harus repot seperti ini?”

Biasanya orang itu tipe orang yang ketika menyampaiakan materi cukup dengan yang standard dan apa adanya. Tanpa melihat siapa pendengarnya dan perkembangan materi yag akan dibawakannya.